Canal de denuncias

9a. CANAL DE DENUNCIAS

  • 9a.1. INTRODUCCIÓN
  • 9a.2. PRINCIPIOS BÁSICOS
  • 9a.3. RESPONSABLE DEL CANAL
  • 9a.4. USUARIOS DEL CANAL
  • 9a.5. PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR UNA DENUNCIA
  • 9a.6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
  • 9a.7. APROBACIÓN

9a.1. INTRODUCCIÓN

El CÓDIGO ÉTICO de GRUPO MOLGAS (empresas filiales y participadas bajo su amparo societario) recoge el claro compromiso no sólo con el respeto de la legalidad vigente sino, también, con los principios éticos recogidos en el mismo, siendo nuestra actitud de “tolerancia cero” ante cualquier tipo de incumplimiento de la legislación, reglamentación y normativa, ante la comisión de delitos o contra nuestros principios éticos.

En el Código de Conducta Empresarial elaborado por GRUPO MOLGAS en diciembre de 2016, se incluía un Procedimiento de denuncia de presuntas irregularidades y fraudes con un formulario de comunicación de infracciones, actualmente vigente.

A través del presente Documento 9a CANAL DE DENUNCIAS, damos actualizada redacción al precitado Procedimiento, enmarcando el mismo dentro del Sistema Integral de Prevención y Gestión de Riesgos Legales y Penales (Modelo Compliance Integral) de GRUPO MOLGAS.

En efecto, la existencia de un Canal de Denuncias supone el cumplimiento de uno de los requisitos que, según el artículo 31 bis del Código Penal, deben reunir los modelos de organización y gestión.

En concreto, el 4º requisito del apartado 5 del citado artículo dispone que dichos modelos “impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención”.

Por tanto, para fomentar el cumplimiento de la legalidad y las normas de conducta reflejadas en nuestro Código Ético, se ha considerado imprescindible la actualización de nuestro Canal de Denuncias, como medio para “imponer la obligación” de comunicar las posibles irregularidades o actos ilícitos que se produzcan en el seno de GRUPO MOLGAS.

El Canal de Denuncias es, por tanto, el medio a través del cual, cualquier persona de la organización o vinculada a la misma, “debe” informar de sucesos relativos a riesgos materializados, cerca de materializarse o bien sobre los que existan sospechas de haberse materializado de los que se pueda derivar una responsabilidad civil y/o penal para GRUPO MOLGAS.

Su creación, como hemos dicho, se apoya en lo recogido en el artículo 31 bis del vigente Código Penal, la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado sobre la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas y las normas ISO 37301, UNE 19601 y UNE 19602.

En base a lo allí contenido, GRUPO MOLGAS debe implantar procedimientos adecuados para facilitar canales de comunicación, para que tanto los miembros de la organización como terceros, comuniquen de buena fe y sobre la base de indicios razonables, aquellas circunstancias que puedan suponer la materialización de un riesgo legal o penal para la organización, así como incumplimientos o debilidades del sistema de gestión de compliance.

Recordamos, también, que la posible sanción por un comportamiento inadecuado no sólo incumbe al infractor, sino, también, a quienes aprueben dichos comportamientos y/o tengan conocimiento de dichas actuaciones y no traten de subsanarlas o comunicarlas de inmediato a sus superiores jerárquicos o al gestor del Canal.

9a.2. PRINCIPIOS BÁSICOS

El Canal de Denuncias de GRUPO MOLGAS funciona según los siguientes principios:

  • Garantizar la confidencialidad sobre la identidad de las personas que hagan uso del mismo.
  • Permitir realizar la comunicación correspondiente, por tanto, de forma confidencial.
  • Prohibir cualquier tipo de represalia, tomando las medidas que sean necesarias para proteger a aquellos miembros de la organización o terceros que realicen comunicaciones de buena fe y basadas en indicios razonables.
  • Facilitar asesoramiento a aquellas personas que planteen dudas o inquietudes.
  • Informar y formar a todos los empleados sobre la existencia y finalidad del canal de denuncias internas, sobre su funcionamiento (forma de presentar la denuncia, plazos de resolución, órganos de investigación y resolución de las denuncias, accesibilidad para todo el personal, etc.).
  • Garantizar que la persona denunciada va a tener constancia de la existencia de la denuncia o queja que se haya podido interponer contra ella y va a disponer de mecanismos para su defensa.
  • Evaluar permanente el funcionamiento del propio sistema de denuncias, detectando posibles deficiencias relacionadas con la percepción de los propios empleados del canal de denuncias, con la no correlación de los resultados o informes resultantes de las investigaciones con las necesidades de la compañía en materia de compliance y con la existencia de brechas de seguridad o fugas de información, debido a errores en el diseño del propio y/o atribución de responsabilidades y competencias insuficientes para la investigación y resolución de denuncias de una forma eficaz.

La Agencia Española de Protección de Datos ha puesto, en numerosas ocasiones, sus objeciones a las denuncias anónimas, recomendando en sus informes jurídicos que si bien se garantice el tratamiento confidencial de los datos obtenidos de las denuncias presentadas a través de los sistemas de whistleblowing (canales de denuncia), se evite la existencia de denuncias anónimas, garantizándose así la exactitud e integridad de la información contenida en dichos sistemas, entre otras cosas, porque puede resultar imprescindible para el órgano encargado de la gestión ponerse en contacto con el denunciante para ampliar o matizar las informaciones enviadas o recibidas, en función de las necesidades de la investigación realizada.

No obstante lo anterior, tras la reforma contenida en la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, se reconoce expresamente la licitud de las denuncias internas anónimas en su art. 24, donde se establece que “será lícita la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso anónimamente, la comisión en el seno de la misma o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable”. Asimismo, la Norma UNE 19601 (Sistemas de Gestión de Compliance Penal), establece que el Canal de Denuncias “deberá permitir la realización de comunicaciones de manera anónima o confidencial”.

9a.3. RESPONSABLE DEL CANAL

El responsable del CANAL DE DENUNCIAS de GRUPO MOLGAS es el ÓRGANO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL del Modelo Compliance de cada una de las entidades mercantiles que lo configuran.

Para garantizar un mayor nivel de independencia y confidencialidad en el tratamiento de la información, el canal va a ser gestionado (órgano instructor-tramitador) por la empresa asesora HÁBEAS CORPORATE COMPLIANCE, S.L. (en adelante, HÁBEAS CC), tal y como recomienda la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado y la Norma UNE 37301.

HÁBEAS CC va a recibir las comunicaciones y denuncias remitidas a través del Canal de Denuncias, las va a gestionar y, al final, realizará un informe al ÓRGANO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL del Modelo Compliance (órgano responsable del Canal de Denuncias), siendo éste el que realice las labores de investigación y quien elabore las propuestas de resolución.

Recepción, tramitación, gestión y elaboración de Informe previo a la investigación HÁBEAS CC
Investigación y Resolución.
Responsable del Canal
ÓRGANO DE SUPERVISIÓN DEL FUNCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DEL MODELO COMPLIANCE INTEGRAL

9a.4. USUARIOS DEL CANAL

El canal es un instrumento que pueden utilizar los directivos y empleados, así como colaboradores, proveedores y clientes, para denunciar comportamientos o actos que se consideren contrarios a las leyes, reglamentos y normas que afectan a GRUPO MOLGAS, que sean contrarios a los principios éticos recogidos en nuestro Código Ético o que puedan suponer la comisión de un delito.

9a.5. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR UNA DENUNCIA

El procedimiento para efectuar una comunicación consta de los siguientes pasos:

1 Denuncia
2 Medios de comunicación
3 Admisión a trámite
4 Actuaciones del Órgano de Supervisión
5 Resolución

1 Denuncia

La comunicación de una denuncia siempre ha de ser por escrito (según lo descrito en el paso 2) y la misma podrá realizarse de forma nominativa, garantizando la confidencialidad en todo momento, o de forma anónima.

En la WEB de GRUPO MOLGAS, se presenta este Documento CANAL DE DENUNCIAS y los Formularios para facilitar la elaboración de una denuncia.

DENUNCIA NOMINATIVA

En el caso de denuncias nominativas, para su admisión a trámite, éstas deberán contar con los siguientes datos:

Datos necesarios para la admisión y trámite de una Denuncia Nominativa
1 Datos del denunciante: Nombre y apellidos, DNI, domicilio, número de teléfono y correo electrónico.
2 Exposición de los hechos denunciados de la manera más detallada posible.
3 Forma en la que se tuvo conocimiento de los hechos que son denunciados.
4 Persona o Entidad contra la que se dirige la denuncia, indicando, en caso de persona física, los mayores datos posibles para permitir su individualización (nombre y apellidos, cargo, área de la empresa, etc.).
5 Indicación de posibles testigos que hubiesen presenciado los hechos denunciados o que tuvieren antecedentes sobre los mismos.
6 Cualquier otra información que pueda ser útil en la evaluación, investigación y resolución final de los hechos denunciados.
7 Cualquier documentación que pruebe la denuncia.

Como ya se ha señalado, en todo momento, por parte del órgano instructor, se mantendrá la confidencialidad del denunciante, salvo que dicha Información sea requerida por autoridad competente, en cuyo caso, GRUPO MOLGAS estará obligada a ceder dicha información al órgano requirente.

DENUNCIA ANÓNIMA

En el caso de denuncias anónimas, éstas deberán contar con los siguientes datos:

Datos necesarios para la admisión y trámite de una Denuncia Anónima
1 Exposición de los hechos denunciados de la manera más detallada posible.
2 Forma en la que se tuvo conocimiento de los hechos que son denunciados.
3 Persona o Entidad contra la que se dirige la denuncia, indicando, en caso de persona física, los mayores datos posibles para permitir su individualización (nombre y apellidos, cargo, área de la empresa, etc.).
4 Indicación de posibles testigos que hubiesen presenciado los hechos denunciados o que tuvieren antecedentes sobre los mismos.
5 Cualquier otra información que pueda ser útil en la evaluación, investigación y resolución final de los hechos denunciados.
6 Cualquier documentación que pruebe la denuncia.

En el caso de las comunicaciones que se realicen de forma anónima, sólo serán tenidas en consideración tras someterlas a previo examen y valoración sobre la veracidad, trascendencia e importancia de su contenido.

2 Medios de comunicación

La denuncia se puede hacer llegar al órgano tramitador de dos maneras:

  • Por correo ordinario a la siguiente dirección:
    HÁBEAS CORPORATE COMPLIANCE, S.L.
    Departamento de Gestión de Denuncias
    C/ Castelló, 24, Escalera 2, 4º derecha
    28001 MADRID
  • Por correo electrónico, en la siguiente dirección:
    denuncias@habeascc.es

Se garantizará, en todo momento, la confidencialidad de la comunicación/denuncia.

3 Admisión a trámite

Una vez recibida una denuncia, HÁBEAS CC procederá a su registro, abriendo un expediente e identificándola por una referencia, garantizándose el cumplimiento de lo previsto en la normativa de protección de datos personales.

HÁBEAS CC podrá:

  • Rechazar la denuncia y, por tanto, proceder a su archivo, bien porque la misma no cumple con los requisitos formales anteriormente expuestos, bien porque la conducta denunciada no presenta indicios de ser contraria a la legalidad vigente o a los principios éticos de GRUPO MOLGAS.
  • Requerir al denunciante para que, en un plazo máximo de 15 días, proceda a subsanar los defectos formales o aclare la información transmitida o entregue documentación adicional que acredite la conducta irregular denunciada. Transcurrido el plazo anteriormente señalado sin la subsanación de los defectos señalados, se procederá al archivo de la comunicación.
  • Admitir a trámite la denuncia, por cumplir con los requisitos formales y recoger indicios de que la conducta denunciada es contraria a la ley o a los principios éticos de GRUPO MOLGAS.

En este último caso, preparará un informe de las razones de la admisión y transmitirá la denuncia al Órgano de Supervisión y Control, que será el responsable de realizar la investigación.

4 Actuaciones del Órgano de Supervisión

Admitida a trámite la denuncia, el Órgano de Supervisión y Control es el responsable de llevar a cabo la investigación.

A lo largo de la misma, respetará la presunción de inocencia de la persona denunciada (principio básico del ordenamiento jurídico español).

El procedimiento se inicia comunicando por escrito a las partes interesadas el acuerdo de comienzo del procedimiento de investigación.

A la persona denunciada, tal y como exige la Agencia Española de Protección de Datos, se le notificará por escrito acerca de:

  • La entidad externa que gestiona la tramitación de las denuncias.
  • Los hechos de los que se le acusa.
  • Los departamentos y servicios dentro de GRUPO MOLGAS que podrían recibir el informe.
  • Cómo ejercer sus derechos.

Esta notificación podrá retrasarse cuando la misma pueda poner en peligro la investigación o cuando la gravedad de los hechos denunciados así lo aconsejasen.

A continuación, se dará trámite de audiencia a todos los afectados y testigos, que se realizará de forma privada.

En la audiencia con la persona denunciada, se le informará de los hechos que se le imputan y de las posibles consecuencias de los mismos, en el caso de que se compruebe su veracidad. Además, se le solicitará su versión de los hechos y se le permitirá aportar las pruebas y/o testigos que estime oportunos.

5 Resolución

El órgano investigador dispondrá de 30 días, tras la audiencia, para formular su propuesta de resolución, la cual enviará por escrito a las partes para que, en el plazo de siete días, formulen las alegaciones que estimen oportunas.

Transcurrido ese plazo, la resolución será firme y se le volverá a comunicar a las partes interesadas.

La resolución puede ser en dos sentidos:

  • 1. Desestimando la denuncia. En este caso, se comunicará por escrito al denunciante, con una breve exposición detallada de los motivos por los que se toma esta decisión.
  • 2. Estimando la denuncia. Esta estimación implica un incumplimiento legal o del Código Ético de la compañía y deberá ser puesto en conocimiento de la Dirección de Recursos Humanos o de la persona que realice estas funciones, para que aplique las medidas disciplinarias oportunas (recogidas en el régimen disciplinario de la compañía y que van desde la amonestación hasta el despido disciplinario) y, por supuesto, comunicación a las autoridades en el caso que fuera necesario.

Volvemos a recordar que todas las personas que intervengan en los posibles procesos de averiguación tienen la obligación de mantener la debida confidencialidad y mantener en secreto los datos e informaciones a las que hayan tenido acceso.

Los datos serán cancelados en un plazo máximo de dos meses tras el fin de las investigaciones, si los hechos no hubieran sido probados. En caso de entablarse acciones, los datos se conservarán en tanto sea necesario para el ejercicio por la compañía de sus derechos.

9a.6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Este procedimiento garantiza el ejercicio de los derechos establecidos en la Ley Orgánica 3/2018 (Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales), en el Reglamento Europeo sobre Protección de las personas físicas, en lo que respecta al tratamiento de datos personales, y en la adicional normativa vigente sobre la materia, tanto en cuanto a la información que deberá facilitarse en las distintas comunicaciones, como en cuanto a la información específica referida al tratamiento de los datos y el posible ejercicio por el afectado de sus derechos.

9a.7. APROBACIÓN

El Canal de Denuncias de GRUPO MOLGAS ha sido aprobado por los Órganos de Administración y Gobierno de cada una de las empresas mercantiles que lo configuran.